Como ser mais produtivo? Veja como otimizar seu tempo

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Mesmo com as facilidades trazidas pela internet e outras tecnologias, muitas pessoas não conseguem manter a rotina em dia. São tantas coisas a fazer que parece não haver tempo suficiente para cada tarefa. Se você também tem essa impressão, precisa aprender como ser mais produtivo no trabalho e nos estudos.

Ao contrário do que parece, não é preciso alterar uma série de hábitos para atingir esse objetivo. O importante é conhecer as principais estratégias, testá-las e adotar aquelas que se adaptarem ao seu estilo de vida. Aos poucos, verá seu desempenho melhorar e terá mais resultados.

Que tal conferir as dicas que preparamos para você? Acompanhe e descubra como otimizar seu tempo!

Crie checklists de tarefas

É muito mais fácil cumprir processos quando conseguimos visualizá-los. Isso significa que, ao listar tarefas em um pedaço de papel, caderno ou até mesmo no celular, você passa a ter maior controle sobre essas atividades.

Por mais que sua memória seja boa, não vale a pena contar apenas com o cérebro para lembrar de tudo o que precisa ser feito. Além de correr o risco de esquecer alguma coisa, manter tudo na mente só trará ansiedade e preocupações desnecessárias.

Já percebeu como uma simples lista de compras tende a ser útil no dia a dia? Então, faça o mesmo exercício na hora de planejar outras ações do seu cotidiano — estudar, limpar a casa, terminar um trabalho etc.

Os famosos blocos de notas adesivas, também conhecidos como post-its, são ótimos recursos para anotar tarefas. O segredo para tirar máximo proveito deles é mantê-los sempre à vista, em um local de fácil acesso.

Estabeleça metas diárias

Toda pessoa gosta de atingir objetivos, certo? A sensação de conquista traz satisfação por provar que o esforço aplicado em determinado processo trouxe resultados — além de demonstrar que temos capacidade para ir além.

Então, uma ótima forma de manter a motivação e continuar desempenhando um bom trabalho é traçar metas diárias. Como poderá batê-las com frequência, você sempre terá novos estímulos para não perder o foco.

Mas como ser mais produtivo diariamente? Veja algumas práticas:

• crie o hábito de acordar cedo;
• faça uma refeição que forneça bastante energia;
• cumpra as tarefas mais complexas no início da manhã;
• realize uma coisa de cada vez para não se perder;
• inclua rápidos intervalos entre os afazeres para esticar as pernas ou beber água;
• comemore o fim de cada atividade com um bônus (café, alongamento, uns minutinhos nas redes sociais);
• aprenda a se desligar dos estudos ou dos trabalhos quando terminar suas listas diárias;
• planeje todas as atividades do dia seguinte antes de dormir.

Entenda os seus limites

As pessoas têm habilidades e dificuldades distintas. Logo, é esperado que algumas consigam realizar mais atividades em menos tempo. Isso significa que você precisa respeitar seus limites e jamais comparar seu desempenho com o de outros indivíduos.

A capacidade em cumprir determinado volume de tarefas pode variar de acordo com o nível de experiência em cada atividade, o tipo de rotina que a pessoa leva, as limitações existentes, entre outros fatores. Então, nada de colocar sua saúde em risco a qualquer custo.

Nada impede, porém, que você se inspire em outras pessoas para obter melhores resultados. O segredo é avaliar o que esses grupos fazem e tirar proveito de ações que não causem impactos negativos em sua rotina.

Seja realista e aceite seus limites. Lembre-se de que todo mundo tem qualidades e algumas falhas para trabalhar. Ainda assim, nada vale mais que uma vida equilibrada e sem neuras.

Aproveite os intervalos do dia

As pausas entre tarefas são importantes para recuperar as energias e mudar um pouco o foco. No entanto, muitos desses intervalos não são planejados e, por conta disso, não podem ser usados para o descanso.

Um exemplo é o período que você passa dentro do ônibus, carro ou metrô para se deslocar pela cidade. Em vez de encarar o tédio durante os trajetos, por que não executar pequenas atividades ou aprender algo novo?

Você pode aproveitar esses momentos para ler páginas atrasadas de um livro, para conferir e responder e-mails, para atualizar suas redes sociais e até para ouvir podcasts sobre como ser mais produtivo.

A mesma tática funciona para qualquer momento considerado ocioso — como quando você espera em um terminal de transporte, aguarda uma consulta médica, permanece em uma fila de atendimento etc.

Use ferramentas a seu favor

Se você já se frustrou com algum recurso que prometia melhorar sua produtividade, talvez ainda não tenha encontrado a ferramenta certa. Como tudo na vida, há opções que agradam e outras que não cumprem o que foi proposto.

Portanto, cabe a você testar diferentes instrumentos até encontrar um modelo que atenda suas necessidades. Existem diversos softwares, planilhas e aplicativos disponíveis, seja em versões pagas ou gratuitas. Veja alguns exemplos:

• Kanban — sistema de gestão visual que, por meio de cartões e de colunas, ajuda a controlar o status de tarefas ou fluxos de trabalho;
• Evernote — software que funciona como um grande arquivo de notas, no qual é possível salvar textos, gerar lembretes de atividades, criar listas e organizar uma série de materiais;
• Google Docs — editor de documentos intuitivo que funciona diretamente da web. Permite criar, alterar e compartilhar arquivos de diversos tipos.

A principal vantagem dos recursos digitais está na mobilidade que permite carregar uma série de funcionalidades para onde você for. Para isso, basta ter um tablet, notebook ou smartphone com acesso à internet.

Compensa explorar os recursos focados em otimização da rotina, as agendas para organizar tarefas, os apps que contabilizam o tempo gasto em cada atividade e os assistentes que executam várias ações a partir de um comando de voz.

Reserve tempo para descansar

É difícil se tornar mais produtivo sem melhorar a qualidade dos tempos de folga. Afinal, tanto o seu corpo quanto a sua mente precisam de descanso adequado para repor as energias e funcionar corretamente.

Muito além de garantir sono na quantidade ideal, é preciso reservar alguns minutos do dia e da semana para fazer o que você mais gosta. Meditar, ouvir música, praticar esportes, passear, se exercitar… todas essas atividades são importantes para a promoção da qualidade de vida.

Ter tempo para curtir os amigos e os familiares também é essencial, visto que traz a sensação de bem-estar e reforça relações importantes. Uma pessoa nessas condições se sente mais feliz e capaz de realizar diversas tarefas com êxito.

Então, o que está esperando para colocar nossas dicas em prática e alcançar seus objetivos? Não se preocupe em seguir tudo à risca e adapte cada passo a seu modo de fazer as coisas — autoconhecimento é tudo! A inclusão de novos hábitos deve ser uma experiência positiva para que você realmente descubra como ser mais produtivo.

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Motivação – como manter-se motivado e alcançar suas metas

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A motivação é um dos fatores mais importantes na realização dos objetivos de uma pessoa. Sem ela, provavelmente será muito mais difícil encontrar que seu coração ou sua mente encontre inspiração para atingir  suas metas. Na psicologia  motivação é a condição do  organismo que influencia a direção (orientação para um objetivo) do comportamento. Em outras palavras é o impulso interno que leva à ação.

Felizmente, quando a motivação começa a diminuir, podemos seguir algumas orientações e técnicas para trazê-la de volta.

Aqui estão algumas dicas para ficar motivado e no manter-se no caminho certo para alcançar seus objetivos:

1. Visualize seus objetivos.

A visualização é uma poderosa e cientificamente testada ferramenta que funciona em um nível subconsciente. Quando você definir um objetivo, tente visualizar as coisas que você pode ver, sentir e ouvir quando você atingir seu objetivo (por exemplo, os aplausos e os cumprimentos de seus colegas depois de ter apresentado uma excelente apresentação). Muitos atletas de sucesso usam esta técnica para se motivar. Eles conseguem visualizar o seu desempenho com antecedência. Eles o fazem de forma tão detalhada, que chegam a sentir o cheiro do suor pingando de seu rosto quando  chegam à linha de chegada. Em um experimento foi conduzido com atletas,  alguns atletas foram convidados a correr, e outros foram convidados a visualizar ‘como se’ eles estivessem correndo. Surpreendentemente os músculos dos atletas que visualizaram, responderam da mesma maneira que as pessoas que realmente correram, mostrando que o cérebro não pode claramente diferenciar entre realidade e visualização forte! O cérebro percebe que a experiência visualizada é real e organiza a química e a fisiologia do corpo para reagir de acordo. Portanto, sempre mantenha seus objetivos em mente. Lembre-se de visualizar  a conclusão do seu projeto. De visualizar seu sorriso e alegria ao alcançar a meta. De celebrar!

2. Examine as razões da sua motivação

Conheça as razões específicas pelas quais você deseja atingir um objetivo específico.  Escreva essas razões em uma agenda ou papel. Por exemplo, se você quer alcançar algo para seus entes queridos, este pode ser um motivador poderoso. Já que você não está apenas motivado pelo interesse próprio. Embora o interesse pessoal seja um bom motivador, querer realizar um objetivo que não esteja relacionado apenas ao interesse próprio pode ter mais impacto em sustentar sua motivação por um longo tempo.

Algumas perguntas a fazer são:

Quais são os maiores benefícios para mim se eu atingir o meu objetivo?

O que mudará positivamente na minha vida se eu atingir essa meta?

Como minha vida mudará quando eu conseguir isso?

Como vou me sentir e como será o meu futuro se eu conseguir isso?

Que tipo de pessoa posso me tornar se eu conseguir isso?

3. Aceite seus erros

O caminho para alcançar o sucesso pode não ser fácil. Haverá obstáculos ao longo do caminho. Você provavelmente vai cometer erros durante o processo. Em vez de ser muito crítico por conta desses erros, use o processo como oportunidade de aprendizado. Não permita que um pequeno erro comprometa o atingimento da sua meta e gere estresse. Use-os como oportunidades para aprender o que não fazer no futuro. Todo mundo comete erros! Na verdade, os campeões falham ainda mais porque eles estabelecem metas mais elevadas do que qualquer outra pessoa que escolhe estar na zona de conforto. A única diferença é como eles tratam suas falhas – pessoas de sucesso aprendem com eles, a se tornar mais forte e continuar. No mundo empresarial é sabido que muitos nomes de sucesso já passaram pela falência, erraram em suas primeiras tentativas e quebraram literalmente. Recomeçaram, usando seus erros iniciais como fonte de sabedoria e construíram negócios brilhantes no futuro. Honre sua história, seus erros e use-os a seu favor.

4.Estabeleça metas menores

Estabelecer objetivos muito grandes pode comprometer o atendimento e gerar ansiedade. Quebre seu objetivo principal em metas menores. Defina um prazo para cada um. Por exemplo, se seu objetivo for começar a correr e completar uma corrida de 10km, comece estabelecendo metas como caminhar 3x por semana, correr 3km sem caminhar, completar uma prova de 5km, até chegar aos 10km. Quebrar uma enorme tarefa em menores tornará o processo mais gerenciável e ajudará a evitar os níveis de estresse que podem prejudicar a motivação. Transformar um grande objetivo em etapas menores faz com que o sonho grande torne-se mais viável e mensurável. Documente o progresso. Mensure os pequenos sucessos. O processo de evolução o ajudará manter a motivação em alta.

5. Compita com você mesmo

Comparar-se aos outros não é saudável, pois cada ser humano é único. Buscar no outro o seu espelho é limitar-se. Há momentos em que você tende a se comparar com os outros e tentar alcançar a perfeição. Isto torna mais difícil o alcance dos seus objetivos. Comparar-se com outros pode ter um enorme impacto sobre a sua motivação. Esse tipo de comparação pode sabotar seu projeto, ao invés de ajudá-lo a avançar e alcançar o sucesso. Faz sentido para você que a melhor competição é com você mesmo? Competir consigo mesmo é uma excelente motivação para treinar, melhorar, ter mais disciplina e foco. Competir com você mesmo faz bem, te motiva a não abandonar os objetivos, a não desistir nas adversidades e recompensa seu esforço.

6. Faça um planejamento e reflita sobre seus grandes objetivos

Estamos próximos do início de um novo É uma prática muito interessante e produtiva, reservar alguns minutos ou horas no ano anterior para pensar o ano que está prestes a começar. Experimente anotar seus objetivos e metas para 2017. Escolha 3 principais objetivos que você queira cumprir no próximo ano. Escolha um dos 3 objetivos e reflita sobre algumas perguntas:

Quando você quer atingir essa meta? Quais são os recursos que você já possui para alcançá-la? Quais são as ferramentas, habilidades ou conhecimentos que você já possui para alcançar seu objetivo? O que você ainda precisa desenvolver? Você já fez algo semelhante? O que vai mudar em sua vida quando você atingir a meta? Seu comportamento atual está ajudando ou atrapalhamento o cumprimento?

Sustentar a motivação pode ser difícil, mas com a mentalidade correta e treinamento motivacional, você pode manter sua motivação em alta, aproveitá-la e sustentá-la.

Como Parar de Procrastinar? 7 Mudanças Para Implantar no seu Dia a Dia Agora Mesmo!

CONHEÇA O MÉTODO 100% FOCADO um treinamento focado em te ensinar como parar de procrastinar e fazer com que você tenha mais foco e disciplina para conseguir seus objetivos e metas

Procrastinar significa deixar de fazer alguma coisa agora, adiando e retardando sua realização para depois o que, muitas vezes, leva a não realização da tarefa ou a um resultado parcial, incompleto e com baixa qualidade.

A procrastinação é um comportamento normal, mas pode ser bastante prejudicial quando afeta a vida, a convivência e a produtividade das pessoas.

Só para citar um exemplo, a procrastinação e a ansiedade são problemas diretamente ligados. Quer descobrir o motivo? No post de hoje, vamos explicar o porquê e ensinar como parar de procrastinar em 7 passos simples. Acompanhe!

O que é procrastinar: cuidado com distrações

E aí, pronto para vencer essa forma de autossabotagem e parar de procrastinar?

Além de parar de procrastinar, você também pode ser mais produtivo, confira: dicas de produtividade para arquitetos e designers de interiores

O que é procrastinar?

Procrastinar significa deixar de fazer alguma coisa agora, adiando e retardando sua realização para depois o que, muitas vezes, leva a não realização da tarefa ou a um resultado parcial, incompleto e com baixa qualidade.

A procrastinação é um comportamento normal, mas pode ser bastante prejudicial quando afeta a vida, a convivência e a produtividade das pessoas.

Como parar de procrastinar: alguns sintomas típicos de procrastinação

• Você precisa terminar uma tarefa, mas acaba deixando pra última hora.
• Ligar o computador para preparar um relatório, mas se perder por horas nas redes sociais.
• Ter uma prova importante, mas passar dias assistindo a filmes e acabar deixando para estudar na véspera.

Se já passou por um desses episódios ou outros semelhantes, você é um procrastinador.

Bastante comum em praticamente todas as atividades, a procrastinação geralmente acontece sem que muitos percebam que estão gastando horas valiosas ou atrapalhando a própria produtividade no dia a dia.

Mas, mesmo que ocorrendo de maneira quase imperceptível, há muitas dicas valiosas que te ensinarão como parar de procrastinar.

O que é procrastinar

Como parar de procrastinar: os 4 pilares da procrastinação

Procrastinar não é apenas um problema individual, mas uma questão que pode afetar até a economia mundial.

Afinal, imagine quantas pessoas podem estar atuando abaixo de seu potencial por simplesmente não saber como parar de procrastinar.

Pesquisadores da Universidade de Calgary, inclusive, chegaram a publicar estudos sobre o tema, tamanha a sua relevância. Nessa pesquisa, foi observado que 4 pilares estavam presentes em todos os casos registrados sobre procrastinar.

Como parar de procrastinar: 4 pilares

Os 4 pilares da procrastinação são:

1. Tarefas de baixo valor
2. Expectativa de dificuldade
3. Medo de errar
4. Personalidade de procrastinador

Confira cada pilar do ato de procrastinar em detalhes:

1 – Tarefas de baixo valor

Foi percebido que as pessoas tendem a procrastinar em tarefas que consideram desagradáveis ou não importantes. Por exemplo: declarar o Imposto de Renda na última hora ou deixar a louça se acumular na pia – o que pode acontecer de ruim se eu não lavar a louça ou declarar o imposto no último dia?

Como parar de procrastinar: lavando a louça

2 – Expectativa de dificuldade

Caso você acha que uma tarefa será difícil de realizar, tenderá a procrastinar. É o que acontece quando você quer deixar de ser sedentário, mas vai deixando para depois a data para começar a se exercitar, afinal, isso parece tão difícil…

Como parar de procrastinar: expectativa de dificuldade

3 – Medo de errar

Outro motivo que leva à procrastinar é justamente o medo. O medo, mesmo que inconsciente, de cometer erros, de falhar. É aquele receio em abrir um negócio novo e acabar deixando os planos apenas no papel.

Como parar de procrastinar: medo de errar

4 – Personalidade de procrastinador

Existe ainda uma influência da personalidade de cada pessoa no ato de procrastinar. É o resultado de uma herança genética e do ambiente de criação de cada um, o que aponta que alguns estão mais propensos a sofrer desse mal.

Dizem que a meditação ajuda a ser mais produtivo e não procrastinar, veja mais nesta postagem de nosso blog: Conheça 4 incríveis dicas de como praticar Mindfulness no seu dia a dia

Procrastinação e ansiedade: dois problemas diretamente ligados

A procrastinação e a ansiedade estão ligados, pois quando a pessoa negligencia tarefas por muito tempo acaba prejudicando seu trabalho, estudos e outras atividades. Diante desse contexto, o sentimento de frustração gera ansiedade, estresse e, em casos mais graves, depressão.

Veja agora como parar de procrastinar!

Como parar de procrastinar: procrastinação e ansiedade (foto: Papo de Homem)

Como parar de procrastinar? Veja 7 passos infalíveis!

1. Dividir o tempo
2. Dar um passo de cada vez
3. Criar os hábitos corretos
4. Programar seu dia
5. Definir prioridades
6. Fazer na hora
7. Pedir ajuda

Mesmo os que possuem esse tipo de personalidade procrastinadora têm como parar de procrastinar. É preciso dar atenção a alguns passos simples

Vamos entender melhor cada um deles e acabar de vez com a procrastinação? Confira:

1 – Dividir o tempo

Para não procrastinar, separe seu tempo em blocos (de horas ou minutos) e determine tarefas a realizar em cada uma dessas divisões.

Por exemplo, você pode até colocar um despertador para tocar a cada 1 hora para te ajudar a manter uma maior disciplina, ou ainda adotar alguma técnica de gestão de tempo, como a Técnica Pomodoro, que divide seu esforço em blocos de 25 minutos de foco total por 5 de descanso.

Mas foque em terminar suas atividades no período pré-estabelecido por você e até se isole, se for necessário, para garantir que não vai procrastinar.

Como parar de procrastinar: divida o tempo

2 – Dar um passo de cada vez

Como um dos pilares da procrastinação está a sensação de dificuldade de uma tarefa. Comece a pensar em suas responsabilidades de maneira parcelada para não procrastinar.

Ou seja, foque sua atenção a concluir um passo de cada vez e não veja apenas o grande desafio final.

Transforme o caminho até seu objetivo em um conjunto de tarefas menores, de menor complexidade.

Precisa preparar uma apresentação para seu chefe, composta de diversos relatórios e dados?

Volte sua atenção a cada relatório por vez e, depois, se preocupe em montar o roteiro de suas falas, integrando tudo de forma lógica.

Como parar de procrastinar: um passo de cada vez

3 – Criar os hábitos corretos

Quando você vê uma pessoa que considera muito disciplinada em suas atividades e tarefas, na verdade, está observando alguém que conseguiu implantar hábitos em seu dia a dia para não procrastinar.

Ir à academia todos os dias, manter uma dieta saudável ou até mesmo ir a um curso de idiomas duas vezes por semana, são atividades voltadas a um objetivo, mas que são realizadas com frequência por terem se tornado um hábito.

Um hábito é formado por 3 elementos básicos:

• gatilho: é aquilo que te lembrará que deve fazer uma dada ação;
• rotina: aquilo que deseja ter como uma repetição diária;
• recompensa: o que você ganha quando tem sua tarefa realizada.

Partindo dessa ideia, você pode implantar esse esquema para construir um hábito e não procrastinar, tendo cuidado em propor uma recompensa imediata e possível, que faça sentido para você e o incentive a terminar sua tarefa.

A força do hábito é tão relevante que se tornou centro de diversos estudos e obras, como o livro de Charles Duhhig, que vale a pena ler.

4 – Programar seu dia

Se um objetivo é muito a longo prazo, é bastante comum que haja a tendência maior de procrastinação. Afinal, essa sensação de recompensa, que é tão incentivadora para se conseguir fazer algo, parece muito pouco palpável.

Por isso, busque planejar de maneira mais objetiva, priorizando o que é mais importante, em um tempo mais curto, a médio prazo.

Por exemplo: você pode decidir no dia anterior o que vai fazer no dia seguinte. Quando acordar, já sabe o que precisa fazer naquele dia e foca sua atenção nesses deveres, sem titubear ou procrastinar.

Como parar de procrastinar: planejamento

5 – Definir prioridades

Como citado no item anterior, se deseja saber como evitar a procrastinação, é muito importante saber classificar a importância de suas tarefas.

Assim, comece sempre por aquela que considerou mais relevante ou urgente. É cientificamente comprovado que a força de vontade de uma pessoa diminui ao longo do dia, à medida que aumenta o cansaço.

Por isso, sempre procure iniciar por aquilo que merece sua maior atenção e aproveite melhor o auge de sua força no dia. Assim, evitará que o cansaço te faça procrastinar.

Como parar de procrastinar: defina prioridades

6 – Fazer na hora

Como parar de procrastinar sem ajuda da própria mente?

Quando se está querendo adiar algo, uma voz já tende a vir à sua cabeça repetindo “acho que vou deixar isso para depois…”.

É nesse momento que você deve combatê-la através do pensamento “Não! Vou fazer isso agora mesmo!”.

Tente exercitar essa frase em sua mente, para que quando sentir que está prestes a procrastinar, você mesmo consiga reverter esse pensamento prejudicial.

Como parar de procrastinar: não deixe tudo para a última hora

7 – Pedir ajuda

Tentar mudar e controlar a si mesmo costuma parecer difícil, ainda mais quando você está se cobrando de atividades que te exigem mudanças de hábitos, como parar de procrastinar.

E, para alcançar esse objetivo, você não só pode – até deve – pedir ajuda a outras pessoas, quando julgar necessário.

Por isso, converse com amigos ou colegas, caso esteja sentindo que precisa muito de uma força externa para te ajudar a não procrastinar.

Como parar de procrastinar: peça ajuda

5 dicas práticas de como acabar com a procrastinação

Que tal mais algumas dicas objetivas para parar de procrastinar? Confira 5 itens fáceis de aplicar para você colocar em prática e acabar com a procrastinação agora mesmo:

1. Esqueça a função “soneca” do seu despertador quando acorda. Evite começar seu dia procrastinando.
2. Saiba usar listas de tarefas, selecione até 3 itens de prioridade para realizar a cada dia.
3. Não tente ser multitarefas. Tentar fazer muitas coisas de uma só vez tende a ter o efeito oposto: você pode não conseguir terminar nenhuma tarefa ou fazê-la sem a qualidade necessária.
4. Não se cobre tanto, afinal, uma busca pela perfeição só tende a gerar desânimo e uma cobrança intensa e o resultado pode ser a procrastinação.
5. Comece o quanto antes! Você tem consciência de que precisa parar de adiar suas tarefas? Então, coloque em prática agora e não procrastine também essa sua mudança.

Como parar de procrastinar: faça uma lista

Parar de procrastinar pode ser um grande passo em sua carreira. Mas que tal se capacitar e aprender mais, sobre marketing, por exemplo?

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